La gestione documentale è un nuovo problema, per le imprese e gli enti, che richiede nuove e moderne soluzioni. Il valore delle informazioni per il proprio lavoro è legato, tra l’altro, alla loro fruibilità e circolarità  e condivisione.

I principali problemi che le organizzazioni possono incontrare sono rappresentati da:

• incremento continuo della massa cartacea e conseguente difficoltà a gestire i volumi;
• archivi poco fruibili a causa della disomogeneità dei criteri di archiviazione adottati all'interno della stessa organizzazione;
• rallentamento e perdita di efficienza dei processi aziendali correlati ai documenti (legali, amministrativi, produttivi, etc.);
• aumento dei costi di ricerca e reperimento delle informazioni (costi del personale, di utilizzo delle strutture);
• problemi logistici: maggiori spazi da dedicare all'archivio e maggiori spese per la messa a norma degli stessi;
• normative sulla sicurezza degli ambienti di lavoro (626/94), sulla protezione dei dati personali (675/96) e sui Sistemi di Qualità.

Nell'intento di ridurre i costi di gestione dei documenti cartacei molte imprese esternalizzano i processi di archiviazione, rivolgendosi a strutture specializzate, in grado di assicurare soluzioni organizzative efficaci ed efficienti.

Il vantaggio è rappresentato dalla possibilità di concentrare risorse umane e finanziarie sul proprio core business e sulle attività a valore (es. analisi delle informazioni).

L’idea di attivare nuovi servizi a valore per le organizzazioni e di utilizzare le competenze possedute, ha spinto la ASUB a specializzarsi nel servizio di gestione di documenti conto terzi. ASUB si propone come gestore di documenti cartacei: dall’archiviazione all’informatizzazione.

Nell’ambito dei sistemi informativi ASUB progetta e sviluppa di software applicativi e la messa a punto di sistemi informativi atti a soddisfare le necessità di aggregazione e gestione di specifiche informazioni.  Le soluzioni realizzate consentono ai differenti utenti l’inserimento e il’aggiornamento continuo dei dati di interesse, la visualizzazione di tali dati mediante appositi filtri di selezione e la opportuna reportistica.

Il servizio si può articolare in due fasi principali:

Fase 1

• Raccolta dei requisiti, cioè delle caratteristiche del sistema informativo
• Relazione di fattibilità di massima
• Documento di progetto globale
• Redazione e approvazione progetto definitivo
• Sviluppo della soluzione (non definitiva)
• Installazione e testing della soluzione
• Progetto.

Fase 2

• Revisione del progetto di dettaglio
• Sviluppo della soluzione definitiva
• Installazione definitiva e collaudo funzionale
• Ripresa dei dati esistenti
• Collaudo della ripresa dati
• Documentazione di supporto all’utilizzo del nuovo sistema informativo
• Formazione degli operatori.

Il servizio è realizzato in partnership tecnica.