Gestione documentale e Sistemi Informativi

L’idea di attivare nuovi servizi a valore per le organizzazioni e utilizzare le competenze possedute, ha spinto la ASUB a specializzarsi anche nel servizio di gestione di documenti conto terzi. L’azienda si propone come gestore di documenti cartacei:

dall’archiviazione alla loro informatizzazione.

La gestione documentale, infatti, è un nuovo problema, per le imprese e gli enti, che richiede nuove e moderne soluzioni. Il valore delle informazioni per il proprio lavoro è legato, tra l’altro, alla loro fruibilità e circolarità e condivisione.

I principali problemi che le organizzazioni possono incontrare sono rappresentati da:

incremento continuo della massa cartacea e conseguente difficoltà a gestire i volumi;
archivi poco fruibili a causa della disomogeneità dei criteri di archiviazione adottati all'interno della stessa organizzazione;
rallentamento e perdita di efficienza dei processi correlati ai documenti (legali, amministrativi, produttivi, etc.);
aumento dei costi di ricerca e reperimento delle informazioni (costi del personale, di utilizzo delle strutture);
problemi logistici: maggiori spazi da dedicare all'archivio e maggiori spese per la messa a norma degli stessi;
normative sulla sicurezza degli ambienti di lavoro (Decreto n. 81/2008 e s.m.i.), sulla protezione dei dati personali (675/96 e s.m.i.) e sui Sistemi di Qualità.

Nell'intento di ridurre i costi di gestione dei documenti cartacei molte organizzazioni esternalizzano i processi di archiviazione, rivolgendosi a strutture specializzate, in grado di assicurare soluzioni organizzative efficaci ed efficienti.

Il vantaggio è rappresentato dalla possibilità di concentrare risorse umane e finanziarie sul proprio core business e sulle attività a valore (es. analisi delle informazioni).

Nell’ambito dei sistemi informativi ASUB progetta e sviluppa di software applicativi e la messa a punto di sistemi informativi atti a soddisfare le necessità di aggregazione e gestione di specifiche informazioni. Le soluzioni realizzate consentono ai differenti utenti l’inserimento e l’aggiornamento continuo dei dati di interesse, la visualizzazione di tali dati mediante appositi filtri di selezione e la opportuna reportistica.

Il servizio si può articolare in due fasi principali:

Fase 1